Service externalisé, le télésecrétariat est une solution particulièrement avantageuse pour les sociétés et organisations de toutes tailles et de tous secteurs d'activités. Le télésecrétaire est en effet aussi compétent qu'un secrétaire employé en interne. Quelles fonctions remplit-il ? Quid des avantages ?
Le télésecrétaire, une multitude de fonctions à distance
C'est le principe même du recours à un télésecrétaire : celui du travail externalisé, à distance. En faisant ce choix, les entreprises ou organisations bénéficient du même niveau de compétences qu'un secrétaire classique car le ou la télésecrétaire remplit un large panel de fonctions telles que :
- un accueil et une permanence téléphonique professionnels : réception personnalisée des appels, gestion des requêtes et des réclamations, transfert de ligne, prise de message, gestion des agendas et des rendez-vous,
- des tâches administratives diverses : le télésecrétaire gère la rédaction de comptes-rendus, la frappe de lettre, l’envoi de courriers...
- service après-vente : prise en considération des demandes clients, relances amiables pour recouvrement, information consommateurs...
- interface avec les différents interlocuteurs de l'entreprise ou de l'organisation : mise en relation avec les fournisseurs, les prestataires...
Avec l'essor des nouvelles technologies et d'Internet, le travail d'un télésecrétaire est d'autant plus efficace que les nouveaux moyens de communication, comme l'agenda par internet sur pc ou application lui permettent d'être au contact permanent et en temps réel avec l'entreprise l'ayant missionné.
Un travail performant réalisé par un télésecrétaire efficace car formé de la même manière qu'un secrétaire en interne, avec le même niveau de diplômes et d'expérience.
Le télésecrétariat peut par ailleurs revêtir deux formes principales :
- un télésecrétaire indépendant travaille depuis son domicile, pour un ou plusieurs clients selon la quantité de travail à réaliser. Il ou elle facture ses prestations à l'heure ou à la tâche.
- un call-center, ou plateforme téléphonique : sociétés employant un grand nombre de télésecrétaires.
Le télésecrétaire, des avantages tangibles pour ses clients :
En faisant le choix de mandater un télésecrétaire pour la réalisation de l'ensemble des tâches de secrétariat téléphonique, les entreprises ou organisations peuvent escompter de nombreux avantages :
- Un gain économique important : les télésecrétaires facturent leur prestation, ce qui revient à une dépense bien inférieure à celle du versement d'un salaire car d'importantes charges sont à verser.
- Un avantage comptable : les factures d'un télésecrétaire sont comptabilisées au même ordre que celles des factures d'achat. Il s'agit alors de charges déductibles du compte de résultat.
- La tarification est particulièrement souple. A la carte : à la journée, au forfait, à l'heure...le choix de la formule est libre.
- Le choix parmi différents niveaux de prestations : un service modulable, ponctuel pour une surcharge temporaire de travail ou permanent pour des besoins récurrents et conséquents.
- Cela donne la possibilité aux plus petites entreprises n'ayant pas de grandes capacités financières de disposer d'un service professionnel, et d'ainsi véhiculer une image positive et de sérieux envers leur clientèle et leurs différents interlocuteurs.
- Un service de prestations des plus complets.
- Les collaborateurs de l'entreprise gagnent un temps précieux pour la conduite de leurs tâches quotidiennes en se délestant des opérations de secrétariat pour lesquelles ils n'ont pas nécessairement le niveau de compétences requis.
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